为了加强我院人事档案工作，有效保护和利用档案，更好的为员工服务，为国家积累档案史科，根据中央组织部、省委组织部和省电信公司对人事档案管理的有关规定，结合我院的实际情况，特制定本管理办法。

一、人事档案的保管

1．根据管理权限的规定，党政办负责管理学院各部门及以下员工的人事档案。

2．员工离休、退休后，其档案仍由党政办保管；异地安置的，其档案由党政办转至接收单位的人事部门保管。

3．员工死亡后，其档案由党政办保管五年，再移交学院综合档案室保管。

二、员工档案的收集整理

1．为了使员工档案能够适应人事工作的需要，相关部门及员工应主动将任免、调动、考察考核、培训、晋升、奖惩、入党入团等工作中形成的反映员工德、能、勤、绩的材料上交，及时充实档案内容。

2．根据工作需要及档案中缺少材料的情况，有计划的布置填写人事履历表，写自传、做鉴定等，并及时将这些材料补充归入人事档案。

3．凡属于应归入人事档案的材料，均应按照相关规定进行整理立卷。

4．每月对转出，借阅的档案进行一次清理，逾期未办理手续的，要及时催办。

5．接收人事档案时，应做好管理范围和档案内容的核对工作。

三、人事档案的转递

1．根据人事部门的工作调动通知，办理转递手续。转出的档案，要清点、整理、装订后，详细填写《人事档案转交通知单》，严密包封，以机密件通过机要通信转出或派专人送取，不准用普通邮寄或交人事本人自带。成批移交档案，要事先提出转移报告，报告主管领导批准，填写移交名册一式两份，由交接双方签字盖章。

2．转出的档案必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。

3．接收档案经核对无误后，要及时退回回执，回执上要签字盖章，转出单位要检查回执情况，逾期一个月不退者，要进行催问，以防丢失。

4．转递或接收档案均应及时在人事档案名册上登记或注销。

四、人事档案的查阅、借阅

1．查阅手续：

查阅人事档案，须有查档单位介绍信，并填写《查阅人事档案登记表》，经主管领导批准，方可查阅。

2．借阅规定：

(1)借阅人事档案的人员必须是两名共产党员。

(2)借阅人事档案只限在阅档室进行。

(3)阅档时严禁喝水、吸烟。

(4)爱护档案，保持档案整洁，严禁在材料上圈划、涂改，不准折叠，不准拆散和损坏档案材料。

(5)未经批准，不得擅自拍摄，复制档案件材料。查档摘抄的材料，一般不加盖印章，用后自行销毁。

(6)人事档案一般不外借，特殊需要非借不可的，经主管档案工作的领导批准后，方可借出。借出时间也不得超过两周，如需超期使用，应补办续借手续。借用单位要对档案妥善保管，不得转借，未经批准不得复制。人事档案工作部门每月要检查一次借出档案退回情况，逾期不还者，要及时追回。

(7)不得查(借)本人及其直系亲属的档案。

(8)注意保密，不准与无关人员议论档案内容。

五、其他注意事项

1．档案工作人员不准向无关人员谈论档案内容，不准用电话索取、提供员工的全面情况和涉及政治历史或其他重要问题的材料。

2．不准携带档案材料进入公共场所。

3．档案工作人员及其家属的档案，由党政办领导保管。